Vilkår for brug af EWCP Regnskab

Disse vilkår gælder mellem leverandøren og den virksomhed, der opretter og bruger en konto i EWCP Regnskab (herefter kunden).

EWCP Regnskab leveres udelukkende til erhvervskunder. Aftalen er en aftale mellem erhvervsdrivende, og forbrugerbeskyttelsesregler — herunder fortrydelsesret for forbrugere — finder ikke anvendelse. Ved at oprette en konto bekræfter du, at du handler på vegne af en virksomhed og er bemyndiget til at indgå aftalen.

EWCP Regnskab er en webbaseret regnskabs- og bogføringsløsning til danske virksomheder. Løsningen omfatter blandt andet bilagshåndtering, bogføring, kontoplan, kassekladde, fakturering, tilbud, produkter, abonnementer, kunde- og leverandørstyring, anlægskartotek, løn, moms, EU-salg, rapportering, bankimport og bankafstemning samt import og eksport af regnskabsdata.

EWCP Regnskab er et værktøj. Aroi-D er ikke en godkendt revisionsvirksomhed, ikke et bogholderi og ikke en bank eller et betalingsinstitut. Et abonnement giver adgang til software — ikke til en bogholder eller revisor, og der afgives ingen revisionspåtegning.

Registreringsstatus

EWCP Regnskab står ikke på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede digitale bogføringssystemer. Kunden anvender derfor EWCP som et ikke-registreret digitalt bogføringssystem. Efter Erhvervsstyrelsens vejledning er den bogføringspligtige virksomhed ansvarlig for, at virksomhedens samlede bogføringssystem og anvendelse opfylder bogføringslovens krav. Aroi-D er fortsat ansvarlig for at levere den aftalte software og for fejl i selve systemet som beskrevet i disse vilkår.

Registreringsstatus kan altid kontrolleres direkte på Erhvervsstyrelsens aktuelle fortegnelse. Se også styrelsens vejledning om ikke-registrerede digitale bogføringssystemer.

Adgang kræver en brugerkonto. Kunden kan invitere flere brugere til virksomheden og tildele dem en rolle — ejer, bogholder, revisor eller medarbejder. Rollen bestemmer, hvad brugeren må.

• Kunden er ansvarlig for, hvem der får adgang, og for at fjerne adgang, når den ikke længere er nødvendig.
• Loginoplysninger er personlige og må ikke deles.
• Kunden hæfter for handlinger, der foretages med kundens brugerkonti.
• Får kunden mistanke om misbrug, skal Aroi-D underrettes uden unødigt ophold.

En bruger kan have adgang til flere virksomheder. Data er adskilt pr. virksomhed, og en bruger kan kun se de virksomheder, brugeren er medlem af.

Kunden er bogføringspligtig og ansvarlig for sit eget regnskab, herunder for at bogføringen er rigtig og fuldstændig, at bilag findes og opbevares, og at moms, skat, løn og øvrige indberetninger sker rettidigt og korrekt.

• Kunden er ansvarlig for indholdet af det materiale, der lægges ind i systemet, og for at have ret til at behandle det.
• Kunden skal kontrollere væsentlige tal, før de bruges til indberetning eller aflæggelse af regnskab.
• EWCP Regnskab indberetter ikke til Skattestyrelsen eller eIndkomst. Systemet danner et indberetningsgrundlag, som kunden selv indberetter.
• EWCP Regnskab hverken modtager, opbevarer eller udbetaler kundens penge. Løn bogføres som skyldig løn; udbetalingen foretages af kunden.

EWCP Regnskab hjælper aktivt med bogføringen. Systemet kan blandt andet:

• aflæse bilag og kvitteringer og udtrække leverandør, dato, beløb og moms;
• foreslå konto, momskode, kategori og posteringstekst;
• foreslå match mellem banktransaktioner, fakturaer og bilag;
• gøre opmærksom på mulige dubletter, manglende bilag og afvigelser.

Aflæsning af bilag sker med kunstig intelligens. Beregninger, momsopgørelse, afstemning og selve bogføringen udføres af systemets deterministiske regnskabsmotor.

Forslag kan være forkerte. Et forslag er en hjælp, ikke en afgørelse. Som udgangspunkt skal bogføring godkendes af en bruger. Systemet bogfører kun et bilag uden forudgående godkendelse, når kunden selv har oprettet en regel for den pågældende leverandør, og aflæsningen samtidig opfylder systemets sikkerhedskrav. Kunden kan slå sådanne regler til og fra og kan tilbageføre en bogføring. Alle automatisk bogførte poster fremgår af revisionsloggen.

Aroi-D leverer værktøjet med den omhu, der kan forventes af en professionel leverandør, og står inde for, at systemets regnskabsmæssige beregninger og kontroller virker som beskrevet. Aroi-D påtager sig ikke ansvaret for kundens bogføring som sådan, men fralægger sig heller ikke ansvaret for fejl i selve softwaren. Bliver kunden opmærksom på en fejl, skal Aroi-D underrettes, så den kan rettes.

Kunden kan vælge at forbinde sine egne virksomhedskonti, så kontooplysninger og transaktioner hentes automatisk. Adgangen leveres teknisk af Enable Banking under PSD2 og er en kontooplysningstjeneste (Account Information Services).

• Bankforbindelsen er frivillig. Kontoudtog kan i stedet indlæses som fil.
• Kunden godkender adgangen direkte hos sin bank. EWCP Regnskab modtager aldrig kundens MitID-kode, netbank-password, PIN-kode eller andre af bankens loginhemmeligheder.
• Denne integration initierer ikke betalinger, flytter ikke penge og giver ikke adgang til at disponere over kontoen. Aroi-D holder ikke kundens midler.
• Adgangen er tidsbegrænset og udløber. Ophører adgangen, hentes der ikke flere data, før kunden godkender på ny.
• Allerede importerede transaktioner slettes ikke, fordi en bankforbindelse ophører — de er en del af regnskabsmaterialet.
• Aroi-D er ikke ansvarlig for driftsforstyrrelser hos kundens bank eller for, at en bank ændrer eller begrænser sin adgang.

Se siden om bankforbindelse for en beskrivelse af forløbet.

Kunden kan forbinde EWCP Regnskab med andre systemer, for eksempel kortterminal, onlinebetaling eller lønsystem. Forbindelsen oprettes af kunden og kan afbrydes af kunden.

• Kundens aftale med en tredjepartsleverandør er kundens egen. Aroi-D er ikke part i den.
• Aroi-D er ikke ansvarlig for tredjepartens drift, priser, vilkår eller for rigtigheden af de data, tredjeparten leverer.
• Ændrer eller lukker en tredjepart sit API, kan integrationen ophøre. Aroi-D vil søge at varsle det, men kan ikke garantere fortsat adgang.

Leverandørerne bag driften af EWCP Regnskab fremgår af privatlivspolitikken.

Kundens regnskabsdata tilhører kunden. Aroi-D bruger dem til at levere tjenesten og til de formål, der fremgår af privatlivspolitikken. Data sælges ikke, bruges ikke til markedsføring og bruges ikke til at træne AI-modeller.

• Kunden kan til enhver tid eksportere sit regnskab, blandt andet som SAF-T.
• Aroi-D tager løbende sikkerhedskopi som led i driften. Kunden opfordres til selv at hente en eksport med jævne mellemrum.
• Behandler Aroi-D personoplysninger på kundens vegne, sker det efter en databehandleraftale. En sådan kan rekvireres på supawan@aroid.dk.

Adgang til EWCP Regnskab sælges som abonnement. Derudover kan der købes pakker og ydelser. Betaling sker gennem vores betalingsudbyder Stripe.

• De til enhver tid gældende priser og hvad de omfatter, fremgår af prissiden i EWCP Regnskab.
• Alle priser er i danske kroner og ekskl. moms, medmindre andet er anført.
• Abonnementet faktureres forud for perioden. Køb af pakker og ydelser faktureres ved bestilling.
• Betales der ikke rettidigt, kan adgangen suspenderes efter varsel.
• Aroi-D kan ændre priser og abonnementsvilkår med rimeligt varsel. Vil kunden ikke acceptere en ændring, kan kunden opsige abonnementet med virkning fra ændringens ikrafttræden.

Abonnementsperiode, eventuel bindingsperiode og opsigelsesvarsel fremgår af den plan, kunden vælger, og af den ordrebekræftelse, kunden modtager ved købet.

Aroi-D tilstræber høj og stabil driftstid, men garanterer ikke uafbrudt adgang. Der er ikke aftalt en særskilt serviceaftale med garanteret oppetid eller svartid, medmindre det er aftalt skriftligt.

• Planlagt vedligeholdelse søges lagt uden for normal arbejdstid og varsles, når det har betydning for kunden.
• Akutte sikkerhedsopdateringer kan gennemføres uden varsel.
• Aroi-D kan videreudvikle, ændre og fjerne funktioner. Væsentlige begrænsninger varsles med rimeligt varsel.
• Support ydes på dansk pr. e-mail til supawan@aroid.dk.

Aroi-D kan suspendere adgangen helt eller delvist, hvis:

• der er en begrundet mistanke om misbrug, sikkerhedsbrud eller ulovlig anvendelse;
• kundens brug truer driften eller andre kunders sikkerhed;
• betaling udebliver efter varsel;
• en myndighed kræver det.

Suspension varsles på forhånd, medmindre hensynet til sikkerhed eller lovgivning gør det umuligt. Bortfalder grunden, genetableres adgangen.

Kunden kan opsige abonnementet efter de vilkår, der gælder for den valgte plan. Aroi-D kan opsige aftalen med rimeligt varsel, eller uden varsel ved kundens væsentlige misligholdelse.

• Ved ophør bevares adgangen til at hente en fuld eksport af regnskabet i en rimelig periode, så kunden kan opfylde sin opbevaringspligt.
• Kunden er selv ansvarlig for at sikre sig en kopi af regnskabsmaterialet.
• Data slettes efter ophør, når opbevaringspligten og eventuelle øvrige lovkrav tillader det.
• Forudbetalt abonnement for en påbegyndt periode refunderes ikke, medmindre ophøret skyldes Aroi-D's forhold.

Aroi-D er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der følger nedenfor.

• Aroi-D er ikke ansvarlig for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste, tab af data og tab som følge af forkert eller manglende indberetning til myndigheder.
• Aroi-D's samlede erstatningsansvar over for kunden er for hver 12-måneders periode begrænset til det beløb, kunden har betalt for tjenesten i den pågældende periode.
• Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed, eller hvor ufravigelig lovgivning er til hinder for dem.
• Aroi-D er ikke ansvarlig for forhold uden for egen kontrol, herunder nedbrud hos underleverandører, banker, myndigheder eller internetudbydere.

Aroi-D kan ændre disse vilkår. Væsentlige ændringer varsles med rimeligt varsel over for de registrerede kontaktpersoner eller i systemet. Fortsat brug efter ikrafttræden anses som accept. Vil kunden ikke acceptere en væsentlig ændring, kan kunden opsige aftalen med virkning fra ændringens ikrafttræden.

Aftalen er underlagt dansk ret. Uenigheder søges løst i mindelighed. Kan enighed ikke opnås, afgøres tvisten ved de danske domstole med retten i den retskreds, hvor Aroi-D har hjemsted, som første instans.